Ведение документации и схем

[den_vish]

Господа, не поделитесь опытом, как вы ведете схемы и документацию по шкафам управления
в актуальном состоянии?

[Jackson]

Вопрос непонятен. Можно конкретнее?

[den_vish]

есть куча схем, есть производство которое постоянно меняется, развивается, расширяется,
вслед за развитием оборудование перестраивается, как следствие меняются схемы, а так как ооочень много работ
на уровне - надо завтра, то регулярно обнаруживается что схемы устарели.
вот и вопрос, каким образом ведется приведение схем к действительности - по возможности, али ответственный есть, который бдит всевидящим оком, библиотека схем опять же как обновляется.

[Jackson]

а так как ооочень много работ
на уровне - надо завтра, то регулярно обнаруживается что схемы устарели.

При таком уровне работ эта ситуация вполне нормальна, ничего особенного.

вот и вопрос, каким образом ведется приведение схем к действительности - по возможности, али ответственный есть, который бдит всевидящим оком, библиотека схем опять же как обновляется.

ОТК у Вас есть? Они и должны следить за тем чтобы документация отражала действительность - им потом рекламации разгребать. Если такового нет - организовать. А пока пусть следит их автор. Пешком в цех бегает если надо (убегается и поймёт что надо как-то менять работу).

Как это делается по классике:
Документация находится в тех.архиве и выдаётся по требованию в цех для сборки, в тот же архив для комплектации ЭД (для передачи заказчику и третьим сторонам), технологам для настройки оборудования, ОВК и ОМТС для закупки покупных изделий и материалов, прочим службам завода. Если кто-то решил изменить документ - он забирает этот документ, документ помечается как "взят на редактирование" и пока он его не вернёт - тех.архив никому не вправе этот документ копировать.
Документация попадает в тех.архив только после утверждения (когда все поля в штампе "разработал", "проверил", "н.контроль", "т.контроль" и "утвердил" будут подписаны).

Изменение документа делается извещением, которое прикладывается к возвращаемому после редактирования документу. В извещении подробно говорится, какие листы документа заменить новыми (эти листы тоже должны быть приложены), на каких что зачеркнуть, на каких что дорисовать (проще заменять листы целиком, но тогда не будет видно сути изменений). Извещения также проходят через все инстанции как и при утверждении: "разработал", "проверил", "н.контроль", "т.контроль" и "утвердил".

Если на момент поступления извещения этот документ уже был кем-либо взят в виде копии, то всем этим службам и заказчику это извещение рассылается автоматически (или полу-автоматически), включая все приложения.

Так работает по классике. Осталось Вам подумать и адаптировать этот алгоритм под Ваше производство. Но в режиме "надо вчера" это не работает - либо режим "вчера" будет просто выключен, либо будет всё тот же бардак, даже ещё бОльший, ибо второй закон термодинамики.

[den_vish]

[+] ОФФ

ибо второй закон термодинамики.

блестяще)) это пять))

да понимаю что сам процесс становления на рельсы порядка не пройдет безболезненно, но и не делать этого - тоже рано или поздно к катастрофе придем, и так уже многое вместо документации, передается устными сагами и сказаниями

[Никита]

Второй закон термодинамики в бюрократии не работает. Это обособленная система типа "вечный двигатель", внутренняя энтропия которой, в том числе и в части смысла и содержания документов, стремится к нулю независимо от количества подводимой энергии.
По сути - первый вопрос по способу ведения архива. В бумаге это одно, в компьютере немного другое.
Второй - а кто все-таки отвечает за ведение документации. На стройке этим должен заниматься авторский надзор, но авторский надзор проектного института - процесс небыстрый. За время внесения одного изменения и его утверждения может произойти еще десять.
Сколько такого видел, везде была двойная бухгалтерия - одни документы в папках и на стенах с подписями, иногда с выделенными людьми, другие на серверах у эксплуатации, причем первые подписываются и выполнябтся по ГОСТам, а вторые реально ведутся, но в удобном виде и иногда с ненормативными комментариями.
ПО для собственного комплекта тоже разное, по способностям и возможностям. У кого нормальные системы, у кого-то и просто XLS с гиперссылками на DWG, есть варианты и с папкой на завязках и тетрадными листочками у самого старого КИПовца.
И в общем-то никуда тут не деться, те же оперативные схемы даже по правилам должны обновляться намного реже, чем может перекраиваться объект. Так что остается только периодически приводить официальные схемы в соответствие с записками сумасшедшего, а работать именно по запискам.

[Jackson]

Второй закон термодинамики в бюрократии не работает. Это обособленная система типа "вечный двигатель", внутренняя энтропия которой, в том числе и в части смысла и содержания документов, стремится к нулю независимо от количества подводимой энергии.

Погодь, погодь, то есть сколько туда не влей - а там всегда порядок? :)

По сути - первый вопрос по способу ведения архива. В бумаге это одно, в компьютере немного другое.

Ннннууууу..... я бы не сказал. Есть несколько (дуаю что несколько десятков, если не сотен) систем документооборота предприятия, заточенных под производственный процесс, и вполне себе адаптированных под классический документооборот. В одной такой я работал, т.е разрабатывал документы, сдавал, на подпись отправлял, извещения выпускал и т.д. То есть как описано для бумажного алгоритма - точно также работает и в электронке. Я бы даже сказал что стало удобнее чем с бумагой работать. То бишь до отправки в эл.архив можно и в бумаге утверждать, согласовывать с кем угодно, возить показывать, а потом просто внести все изменения по замечаниям и отправить уже по большому кругу на утверждение. И с классическим нормоконтролем старой закалки я тоже поработал - он прекрасно проверял электронные версии документов, всё также придирчиво.
Другое дело что это не система документооборота из коробки - мало купить софт (и заплатить за это). Точнее, она из коробки конечно, но допиливание неизбежно. Его нужно ещё и настроить под нужды конкретного предприятия, указать маршруты следования документов, и потом администрировать это всё. Для этого в тех.архиве должен быть отдельный человек, а возможно и не один. А для этого должен быть сам тех.архив как отдельное подразделение с чётко определёнными обязанностями и своими собственными серверами. То есть в конторе численностью 10 человек это всё просто бессмысленно.
Следующий этап (без чего это всё не имеет смысла) - электронный внутренний документооборот (служебки, внутренние приказы, распоряжения и прочее). Можно это сделать через ту же систему тех.оборота, но это дорого и не очень удобно на мой взгляд. Можно сделать отдельно и в этом больше смысла - ибо незачем например службе охраны, бухгалтерии, гаражу и монтажникам иметь доступ в систему технического документооборота, хотя бы потому что каждое клиентское место этой системы стоит денег и ресурсов администрирования. Не говоря о безопасности - зачем монтажников пускать к бухгалтерским документам?

Сколько такого видел, везде была двойная бухгалтерия

Бухгалтерия тут совершенно ни при чем и не надо эти вещи смешивать. Речь о техническом документообороте. То есть документооборот есть аж трёх совершенно независимых типов:

1. технический (чертежи, схемы, ВП, ПЭ, ТБ, ВО, Э3, Э4 и так далее) - то есть ЕСКД и ЕСПДшная документация, как продукт производственной деятельности;
2. производственный (служебные записки, распоряжения, приказы и так далее) - внутренняя переписка подразделений.;
3. финансовый (бухгалтерия).

Эт всё - три никак не связанные друг с другом вещи. И мы говорим только о п.1. Исключительно о п.1.

ПО для собственного комплекта тоже разное, по способностям и возможностям. У кого нормальные системы, у кого-то и просто XLS с гиперссылками на DWG, есть варианты и с папкой на завязках и тетрадными листочками у самого старого КИПовца.

Ну, это от бюджета зависит. Поскольку такие коробочные решения на предприятие стоят немало и в закупке и в обслуживании. Зато дают выигрыш производительности и качества при больших объёмах. На фирму из 10 человек можно и файлик XLS держать. А можно и без этого обходиться даже, и без записочек даже (я и так работал тоже, и вполне успешно).

Просто при развитии производства работа по запискам и в файлике становится неприемлемой и требуется переход на другие методы. С другой стороны, если разработка и хранение первоисточников делается уже давно не в бумаге а в электронке - значит и работать надо с электронкой а не с бумагой. А дальше - всё зависит от того, что у автора за фирма, кто в ней работает, какой объём и сколько денег эта фирма готова на это тратить, и насколько сильно прижал тот бардак который имеет место на текущий момент. И только от этого.

То про что я говорил выше - это результат того что был взят за основу привычный всем бумажный старинный порядок документооборота и положен на электронные носители - и всё. Результат неплохой. Я в эту систему и ПО сдавал и исходники и мат.ценности учитывал (сервисные кабели, закупленное ПО, стенды и пр.). Есть такие системы учёта копий специально под разработчиков ПО, которые дают возможность программистам работать по всему миру занимаясь одним и тем же проектом, учитывать кто чем занят, кто за что отвечает, планировать разные этапы и части проекта. Там гарантированно из разных кусков "компилируется" общий итоговый продукт, хотя далеко не все разработчики даже в курсе, что кроме них на проект работает кто-то ещё. :) Этой системой наши программисты сейчас пользуются - два-три десятка подразделений по всему миру работают.

[Jackson]

Если попроще, то всего несколько простых правил:

1. Должно где-то быть хранилище документов, к которому все нуждающиеся имеют доступ на чтение, а разработчики - на чтение и запись.
2. Документация в хранилище всегда должна поддерживаться в актуальном состоянии, за это должны быть назначены ответственные, которые будут получать по шапке если продинамят какие-то изменения (процесс получения по шапке тоже можно автоматизировать).
3. никакие документы, полученные в обход этого хранилища, не имеют силы и не могут считаться официальными, их статус - рабочие пометки в настольном блокноте, а их утрата никак не должна влиять на производственный процесс.
4. должны быть приняты меры к защите хранилища от физического повреждения и от несанционированного доступа (технические, организационые, прочие).

А как это всё организовать - зависит от объёмов документооборота и количества денег, выделяемых на это.

[Никита]

Погодь, погодь, то есть сколько туда не влей - а там всегда порядок? :)

Именно. Игра на слове "энтропия", как мере неупорядоченности системы в физике и информатике ;). С точки зрения информатики, наибольшей энтропией обладает шум, близкой к нулю - сигнал постоянной частоты и амплитуды, не несущий информационной нагрузки. Т.е., сколько энергии не прикладывай, полезного (или хотя бы несущего информацию) содержания в многочисленных бумагах практически ноль. Система может быть приведена из состояния с тонной разных документов в один лист полезной информации практически с нулевыми затратами энергии. А если все это сжечь, получив тепло - будет вечный двигатель.

Ннннууууу..... я бы не сказал. Есть несколько (дуаю что несколько десятков, если не сотен) систем документооборота предприятия, заточенных под производственный процесс, и вполне себе адаптированных под классический документооборот. В одной такой я работал, т.е разрабатывал документы, сдавал, на подпись отправлял, извещения выпускал и т.д. То есть как описано для бумажного алгоритма - точно также работает и в электронке. Я бы даже сказал что стало удобнее чем с бумагой работать. То бишь до отправки в эл.архив можно и в бумаге утверждать, согласовывать с кем угодно, возить показывать, а потом просто внести все изменения по замечаниям и отправить уже по большому кругу на утверждение. И с классическим нормоконтролем старой закалки я тоже поработал - он прекрасно проверял электронные версии документов, всё также придирчиво.

Я немного не про то. Бумага - она в деле лежит. И инвентарный номер имеет. Если ее кто-то взял почитать, то в деле ее уже нет. Если кто-то ручкой что-то дорисовал, то сразу видно. Очень немногие компании имеют системы электронного документооборота, автоматически показывающие изменения. Версии - да, авторов - да, но вот на уровне Word'овской функции "сравнить версии" - сложно. Особенно, если вместо изначальной цифры были загружены сканы. В общем, нюансы есть, хотя подход - да, общий и для бумаги и для цифры.

Бухгалтерия тут совершенно ни при чем и не надо эти вещи смешивать. Речь о техническом документообороте.

Я ж образно) Ну можно использовать школьные термины: "родительский" и "учительский" дневник :)

Просто при развитии производства работа по запискам и в файлике становится неприемлемой и требуется переход на другие методы. С другой стороны, если разработка и хранение первоисточников делается уже давно не в бумаге а в электронке - значит и работать надо с электронкой а не с бумагой. А дальше - всё зависит от того, что у автора за фирма, кто в ней работает, какой объём и сколько денег эта фирма готова на это тратить, и насколько сильно прижал тот бардак который имеет место на текущий момент. И только от этого.

Тут ключевое слово - "бардак". Хотя, бардак - это чистое белье и красивые женщины, а тут не пойми что. Так вот, как раз бардак, помноженный на "увеличение прибыли" плюс, как весьма условная константа, отечественные нормативы и законы, как раз и приводит к тому, что получаются родительский и учительский комплекты.
Для примера: много лет тому назад, когда я только-только стал инженером, одно крупное предприятие решило провести реорганизацию структуры, и вместо цеховых КИПовцев создать общий цех КИПиА, обслуживающий все цеха. Для этого, в первую очередь, понадобилась ревизия всех приборов по всем цехам, включая место установки по планам и схемы прохождения сигналов до уровня тегов в скаде.
Решать задачу было поручено подрядной организации, по специальному договору, а в конце концов, поскольку квалификации особой не требовалось, досталась лично мне. Так вот, сначала выяснилось, что из тех параметров, которые видны на мониторе, половина первичных и вторичных приборов формально отсутствует. Т.е. законсервирована. Тогда я этому удивился) Потому что как только они будут введены в эксплуатацию, их придется поверять. У двух с половиной слесарей огромного цеха физически не хватало ни сил ни времени на их демонтаж, поверку и монтаж обратно. Поэтому работали они как раз на уровне папки с листочками, а наверх уходила совсем другая инфа. Как закономерный результат, поднялся вопрос о том, что для нормальной и правильной работы нужно увеличивать штат киповцев. Причем, в случае с центральным цехом общая численность получилась больше, ибо те же планы расположения, по которым, якобы, любой слесарь найдет любой прибор, без ежемесячного пересмотра бесполезны. Вторая интересная вещь при таком подходе - периодически меняется/ремонтируется технология, меняются места врезки датчиков, меняются подходы, перевариваются площадки и т.п. "Свой" киповец всегда знает, что в цеху творится, а для "любого" эту информацию нужно постоянно актуализировать.
Закончилось уже почти классической фразой "если нет разницы, зачем платить больше?" "Раньше же все работало, откуда увеличение затрат, когда должны были уменьшиться?"
Так что самая чудесная СЭД должна работать с оглядкой на нашу реальность. И один хрен, пока наверху мыслят одними категориями, а на местах другими и друг друга не слышат - ничего хорошего реализовать не удастся. Все равно на местах работают по ситуации, а в официальный документооборот уходит совсем другая информация. Впрочем, это проблема далеко не уровня отдельной компании.

[Serex]

На одном из своих предыдущих мест работы я организовал очень хорошо модернизации основной производственной линии. У меня были все исходники схем в dwg. И под каждую модернизацию я отрисовывал схему (1-2 листа из альбома), клал ее в электронную папку с датой выпуска схемы в имени файла. В журнале учета работы службы этой же датой описывал что изменил в схеме и под какую модернизацию. На рамке схемы ставил в авторы себя место поставщика линии и дату выпуска схемы. Первичная схема у нас считалась - электронный вариант, а вторичная - бумажный. Другой КИПовец периодически печатал все изменения и рассовывал по эл.шкафам.
Но это не самый лучший вариант, потому что я все замкнул на себя за счет своей инициативы - "ну давай те я буду делать так, чтобы было хорошо". И где-то я питал надежду, что все привыкнут к порядку и так же будут делать... но нет )) Порядок закончился там же, где я его перестал поддерживать.
А сейчас на текущей работе приходится реально доказывать, что на поставляемое оборудование должны быть ну хоть какие-то схемы! Вот именно сейчас требуем от китайского поставщика станков схемы оборудования, а он не понимает почему он должен это предоставить. В итоге работаем где то с ксерокопиями, где-то с китайскими иероглифами на схеме, на что-то совсем нет схем. Полный швах...

[Jackson]

Бумага - она в деле лежит. И инвентарный номер имеет. Если ее кто-то взял почитать, то в деле ее уже нет.

Неправда. Технический архив не имеет права изымать документы. Для ознакомления он выдаёт копии по требованию (для этого даже отметка на штампе по ЕСКД предусмотрена).

Очень немногие компании имеют системы электронного документооборота, автоматически показывающие изменения. Версии - да, авторов - да, но вот на уровне Word'овской функции "сравнить версии" - сложно.

Не то чтобы "очень немногие", а "вообще никакие" - если быть точным.
Видна вся история изменений. Может быть там не видно что конкретно было дорисовано, но видно точно какие листы были заменены или изменены, а по уму если в извещении нормально заполнять причину изменений, то и суть будет понятна. В некоторых случаях предыдущие версии документов продолжают храниться (зависит от настроек системы) и тогда увидеть что конкретно было изменено не составляет труда. Автоматически ничего и не должно показываться. Голова читателям этих документов - на что?

[Никита]

Автоматически ничего и не должно показываться. Голова читателям этих документов - на что?

Тебе хорошо, у вас контора небольшая. Немного отвлечемся от технического, вернемся к общеорганизационному. Буквально позавчера прилетел в СЭДе на ознакомление приказ об аттестации по промбезопасности. После первой авторской редакции, на согласование пришла девятая или десятая версия с мнением ОТБ, фининсистов, юристов и еще кучи разных людей, вплоть до отдела документооборота по части оформления документов. И имеем полное право внести свои корректировки и отправить еще на один круг, причем не последний. Тот же документооборот подвинул на бланке логотип на сантиметр в соответствии с брендбуком и подгрузил новую версию, запустив весь цикл согласования повторно. И сиди потом сравнивай, хорошо хоть написали причину. Это к вопросу об энтропии - энергия приложена, но объем информации остался прежним.
В техническом будет то же самое. Кому-то прилетел на рассмотрение документ, который формально он должен смотреть, но в котором он нихрена не понимает. Но видимость работы надо создать, и начинается корректирование формулировок, нормоконтролерство (не входящее в его обязанности), а то и весьма далекие от сути рацпредложения. В результате, простой вроде бы документ превращается в дюжину версий, которые потом остальным сидеть и сравнивать, думая кто же такой умный и о чем он думал, когда правки вносил.
Поэтому все изменения в документы вносить своей рукой, "дабы дурь каждого видна была". И ссылки на изменения в штампе указывать и расписываться. Тогда у людей меньше желания дурью маяться.

[Jackson]

Никита, ну как в первый раз, как будто больше никто и никогда не проходил это. :)

Маршрут документа неправильный изначально, в этом всё дело. Когда участников больше 2, максимум 3 по обстоятельствам, то они документ не правят вообще. Смотрят и списком дают предложения свои - автору. В результате все предложения сводятся в единый документ таблицей с тремя столбиками (номер, предложение, заключение), собирается большое совещание с представителями от всех сторон, где какие-то предложения принимаются, какие-то отклоняются, для каких-то придумывается своя формулировка. Принятые правки делает опять же автор, потом только нормоконтроль, потом все обязаны документ утвердить.
Это ж классика.
И только так и никак иначе. Новые технологии позволяют собирать совещания не выходя из дома.

Это сейчас у меня контора маленькая, а довелось и довольно много покрутиться в больших конторах, и работать одновременно с кучей ещё больших контор, где каждый себе на уме. Технологии развивались, но порядок оставался неизменным, и дело делалось. Чтобы не было самодеятельности - для неё не должно остаться места, так что в этом процессе даже Word нужен не всем а только автору, остальным электропочта и PDF- читалка.
Могу ошибаться, но кажется такой порядок был даже регламентирован когда-то.

Отправлено спустя 4 минуты 2 секунды:
А в техническом документообороте такого быть не может в принципе, потому что нефиг техническую документацию согласовывать с кучей сторон. Как максимум, в военка ВП могло что-то внести, а так - есть ТЗ которое должно быть выполнено и нормативы которые должны быть соблюдены, а как - дело разработчика. Вот и в твоём случае я не понимаю, почему приказ должен вообще с кем-то согласовываться - это приказ| Один приказал - все выполнили. Может там приложение какое есть, по которому все работать должны - вот его можно согласовывать описанным мной порядком в установленный срок. А приказ - нет. Иначе действительно бардак полнейший и дела не будет.

[Михайло]

Господа, не поделитесь опытом, как вы ведете схемы и документацию по шкафам управления
в актуальном состоянии?

Вы, видимо, к производственникам относитесь. Вы можете не знать, что у вас на предприятии может быть существует структура, ответственная за сопровождение технической документации. Ну типа конструкторского бюро, бюро АСУТП или т.п. Извините, но с документацией должны работать профессионалы.
Как говорил Никита, здесь нужна бюрократия... Вы пишете служебку: мол, прошу внести такие-то и такие-то изменения в такую-то документацию и эскиз прилагаете. Ничего страшного, вы можете регулировать уровень бюрократии: мелкие изменения умалчивать, накапливать, а большие - нафиг-нафиг, не несите этот крест на себе.

Вы будете удивлены, но ЕСКД регламентирует бюрократию. Читайте следующие стандарты:
ГОСТ 2.111-68 ЕСКД. Нормоконтроль
ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения
ГОСТ 2.502-68 ЕСКД. Правила дублирования
ГОСТ 2.503-90 ЕСКД. Правила внесения изменений

[den_vish]

Вы можете не знать, что у вас на предприятии может быть существует структура, ответственная за сопровождение технической документации. Ну типа конструкторского бюро, бюро АСУТП или т.п. Извините, но с документацией должны работать профессионалы.

В том то и грусть что нету, но есть понимание что надо формализовать все это дело и создать такую банду,
потому как, повторюсь, передавать большую часть знаний сагами и сказаниями не дело.
из того что уже прочитано, есть понимание что это должны быть технически грамотные зануды, которые раз в полгода/год/квартал ходят и проводят ревизию, и иногда бьют ногами несознательных, актуализируют данные, и имеют дубликаты схем, паспортов и прочее у себя, в электрическом ли виде или бумажном.
Собственно потому и спросил за практики, как с этой бедой боретесь.

[Михайло]

Итак:
1 КД нового объекта печатается в 5-6 экземплярах:
1.1 Конструкторский экземпляр. Конструкторский экземпляр является оригиналом, с ним трудятся конструкторы. Изменения могут вноситься вручную (ручкой с чёрной пастой), либо полной заменой листа. Если изменения снесены вручную, то можно видеть, что именно было изменено. При полной замене листа - всё чисто-красиво, но серьёзный недостаток - надо анализировать изменения.
1.2 "На изготовление" минимум три экземпляра, т.к. изготовителей может быть несколько + контролирующее подразделение. Когда объект уже в успешной эксплуатации год-два, то экземпляры "на изготовление" нет смысла поддерживать.
1.3 "Цеховой" (эксплуатационный) экземпляр.

2 Существует подразделение, в котором есть:
2.1 Инженеры-конструкторы, чертёжники и т.п. Это основа подразделения, все работают на компьютерах.
2.2 Нормоконтроль. Проверяют вновь выпущенные листы КД на соответствие ЕСКД (в первую очередь - основную надпись чертежей и схем!), выдают обозначения для новых КД.
2.3 Отдел техдокументации (архив + группа изменений). Архив - это стеллажи с бумажной документацией, они выдают КД под запись. Группа изменений вносит изменения в соответствии с конструкторским экземпляром в остальные экземпляры. В конструкторском экземпляре изменения могут быть внесены вручную, а в остальных - также вручную, либо снятием ксерокопии.
Основная часть работников - это женщины, тётки. Даже среди инженеров их количество может спокойно достигать 50%.

К сожалению, эта структура не может быть оптимально настроена выполнять надзорные функции. Авторский надзор (конструкторский надзор) - это практически невыполнимая функция, часто на это не хватает времени. Поэтому надо полагаться на совесть как конструкторов, так и производственных инженеров. Также производственники должны знать, что не они обязаны вносить изменения, а существует подразделение, которое можно привлечь к этой работе...

P.S. Если у вас получится разобраться в тонкостях оформления КД и внесения изменений в него, то можно это подразделение организовать внутри цеха в количестве одной женщины. Ей надо научиться работать в чертёжных программах (Компас, Автокад, Solidworks и т.д.). Документооборот можно организовать полностью электронный. Функции группы изменений можно наложить на цеховых инженеров (тупо открыл электронный архив, увидел, что вышла более новая версия и напечатал). Всё зависит от объёма изменений и прочих вещей.

Отправлено спустя 14 минут 37 секунд:
Ах-да, забыл сказать. Да, для ведения КД придумана мощная бюрократическая система и она отлично работает на уровне крупного предприятия, когда легко запутаться во всех этих экземплярах КД и т.д. В случае обслуживания изделий и комплексов в единичном экземпляре (АСУТП) ЕСКД делает хорошую поблажку, оно допускает не выпускать извещения об изменении (ИИ), предварительные извещения (ПИ) и дополнительные извещения (ДИ, ДПИ). Поэтому допускается следующая схема: сначала изменение воплощается в железе, а потом вдогонку - в документации. На изменение в любом случае должен дать добро инженер, то есть вы, и затем обязательно запустить процесс изменения КД.

[Jackson]

Михаил Алексеевич, все правильно сказали, но я вижу два изъяна.
Во-1-х, в бумаге КД уже никто не выпускает, оригинал в электронном виде. Хранящийся в архиве электронный оригинал и есть подлинник, с него делаются все копии кому надо. Но когда возникает необходимость его изменить - его берут на изменение, с этого момента копии никому не выдаются до тех пор, пока документ не будет возвращён.
Ведётся учёт, кому делались копии. Поэтому после изменения банально известить их всех о том что есть изменения, кому нужна актуальная версия - тот запросит новую копию, кому интересно покопаться в сути изменений - тот запросит ещё и извещение. И никакой передачи документов в обход архива под страхом увольнения. Не успел инженер сдать, цех стоит - проблема инженера.

Теперь паспорта на комплектующие. Инженер тут вообще ни при чем, это не КД. Паспорта на комплектующие забирает себе склад и хранит у себя (когда само изделие покидает склад). В комплект ЭД паспорта попадают со склада по требованию архива, который комплектует ЭД. Если кто-то взял со склада паспорт и не вернул - он виноват в задержке. Если паспорт в принципе не поставлен - это проблема Отдела закупок, который его либо добудет (хоть сам сделает), либо докажет что он не нужен.

Контроль за исполнением дисциплинарный. Не нужно периодически никого пинать, все намного проще: в каждой задержке виноват конкретный работник, ну а какие меры применять - это смотрите сами, главное их обязательно применять.

Отправлено спустя 5 минут 13 секунд:
И да, добавлю что даже в фирме где всего 1 инженер, 1 кладовщик и 1 бухгалтер, этот механизм работает. Больше того, он повышает общую производительность. Я убедился.

[Михайло]

в бумаге КД уже никто не выпускает

Ну что Вы так сразу за всех? Есть ещё множество организаций, где бумажный экземпляр считается основным.

[Jackson]

Ну что Вы так сразу за всех?

Не за всех. А только за тех кому ещё предстоит внедрить систему тех.документооборота - то есть к автору.

Кстати, хорошо помню как в крупной конторе было принято волевое решение о переходе на электронный тех.документооборот. До этого момента был отлично налажен процесс с бумагой. Сколько было споров, разговоров, мол как же так, электронную подпись не пощупаешь, а как с ВП согласовывать, а как с военными НИИ... Но приказ выпущен и надо выполнять. И тут, как говорится, глаза боятся, а руки делают. Поплевались чуток (некоторые), помучались пока настроили, но дело отлично пошло. И даже приписанный к конторе ВП, оставшийся в стороне т.к. руководству завода он не подчиняется (а подчиняется он только Министерству Обороны), по своей инициативе в эту же систему влез. Но это так, частный пример.

Отправлено спустя 22 минуты 2 секунды:
Ещё кстати, в той же крупной конторе, в свое время ломали голову над тем, как проходить согласования таких документов с конторами, в принципе не понимающими что такое электронная подпись и электронный оригинал. Решение нашлось как в самой системе управления этим оборотом, так и в указанных выше ГОСТах. И пришли к двум вариантам (или одно, или другое):
1. Выпускали лист утверждения отдельным документом, который печатался и вместе с твердой копией отправлялся по инстанциям на подписание. По возвращении со всеми подписями выпускалось извещение об изменении, где источник целиком заменялся на сканированную копию. Плюс появился отдельный бумажный архив оригиналов таких документов, а их учёт вёлся в той же электронной базе (выставлялся атрибут для таких документов "есть бумажный оригинал" с указанием ячейки хранения). Предыдущая электронная версия при этом не уничтожалась а становилась приложением к сканированному оригиналу.
2. Когда весь документ целиком должен иметь бумажный оригинал - поступали с ним ровно также как и в п.1.

Решение родилось из особенности работы конкретной принятой системы управления документами, которая заключалась в том что даже если в документе требуется изменить хотя бы одно даже справочное приложение к нему - на изменение отправляется документ целиком со всеми приложениями, и он весь перестаёт быть доступен для копирования до возврата. Таким образом, для системы что отправка бумажной копии на согласование, что изменение по внутренним производственным причинам - суть одно и то же. Т.е., к примеру, если документ уже ушёл на подписи по инстанциям, но тут возникли обстоятельства, требующие его изменить - это головная боль разработчика, он должен принять решение что будет проще: дождаться согласования и потом выпускать извещения, либо письменно известить все инстанции о приостановке согласования, сделать изменения и повторно разослать документ. Ну и дисциплину это тоже повышает - однажды пройдя эту ситуацию (приводящую к серьёзным задержкам, как правило), в следующий раз разработчик 10 раз всё перепроверит и переобдумает, перед тем как выпускать документ в свет. Молодёжь этот урок усваивала очень быстро.

Что в итоге это дало (несмотря на наличие бумажных оригиналов):
а) серьёзное уменьшение площадей под архив, а для бумажного архива нужно и климат поддерживать и систему учёта свою и технику для копирования и прочие сложности.
б) ускорение и облегчения доступа к документам, т.к. просто посмотреть с экрана документ мог любой нуждающийся, а множительный центр задействовался только для комплектования ЭД и в некоторых случаях для сборочного производства. Бумагу и ресурс копировальной техники тоже стали неслабо экономить.
в) улучшение взаимодействия подразделений, поскольку например отдел закупок сам смотрел ведомости покупных когда захочет и копи-пастом формировал заказы, склад потом также учитывал, и главное - автокадовские и прочие чертежи попадали к технологам для подготовки программ для станков с ЧПУ в оригинале, то же происходило со схемами Э4 (со временем технологи и монтажники высказали свои пожелания по выполнению этих чертежей чтоб они быстрее до станков доходили, которые были оформлены во внутренние стандарты). А без этого как - бумажный оригинал подписали, сдали в архив, потом технологи сбегали к конструкторам с флешкой и списали чертёж в DWG - а где гарантия что бумага соответствует тому файлу? Пару раз так тонну железа выбросили потому что в файле двери шкафов случайно отзеркалили - и наелись.

[Parliament74]

В одной компании, где я работал, было так:

1) Все схемы изначально делаются в Eplan (то, что не в Eplan - переделывается (рисуется с нуля) в Eplan своим специально обученным человеком).

2) Все схемы из Eplan выводятся в формате pdf в общую папку и доступны всем.

3) Все схемы распечатываются и в каждом шкафу лежит комплект схем.

4) При внесении изменений - берётся схема из шкафа и в ней ручкой делаются изменения, после чего изменённые листы относят специально обученному человеку, он делает новую версию в Eplan, выводит новую версию в pdf и выкладывает в общую папку, после этого печатаются обновлённые листы и, соответственно, относятся в шкаф и в шкафу имеется обновлённая актуальная схема.

Время работы по п. 4 занимало от 20 минут до 2-3 дней (в зависимости от загрузки специально обученного специалиста и количества изменений, если быстро не получалось - то делалась копия изменённой схемы и ложилась в шкаф, чтобы у дежурного персонала всегда были в шкафах актуальные схемы).

5) Изменения всех схем отслеживались через VersionDog, как и проекты ПЛК.

Система работала исправно, проблем с неактуальностью схем не было.